Jak właściwie napisać e-mail, aby odbiorca chciał go czytać i odpisał? Dobre praktyki.

Jak napisać e-mail?

Pisanie biznesowych e-maili to umiejętność, która może przydać się w wielu sytuacjach, zarówno w komunikacji z klientami, jak i z pracownikami czy współpracownikami. Pamiętajmy też, że skrzynka e-mail może stać się po jakimś czasie potężnym archiwum treści, które będziemy przeszukiwać np. w kontekście ustaleń biznesowych.

Zatem jak napisać e-mail?

Niezależnie od tego, do kogo kierujesz swój e-mail, istnieją pewne zasady, których należy przestrzegać, aby nie tylko wysłać profesjonalne i poprawnie napisane wiadomości, ale stworzyć je tak, aby odbiorca przeczytał je w całości. Oto kilka wskazówek, jak poprawnie pisać biznesowe e-maile:

1. PRIMO! Treść! Nie rozpoczynaj pisania wiadomości od zatytułowania e-maila. Rozpocznij od redagowania jego treści, gdyż tylko wtedy będziesz w stanie w kilku słowach skrócić w tytule wiadomości to, co opisano szerzej w treści.
2. Po napisaniu treści — zadbaj o tytuł wiadomości. Tytuł powinien być krótki i konkretny, a jednocześnie wyraźnie wskazywać na treść e-maila. w tytule e-maila unikaj ogólników i słów takich jak „ważne” czy „pilne”, unikaj również WIELKICH LITER, ponieważ mogą one zniechęcić odbiorcę do otwarcia wiadomości.
3. Zwróć uwagę na formę grzecznościową. W biznesowych e-mailach należy zachować odpowiedni ton, a więc zacząć od słowa „drogi” lub „droga” i zakończyć odpowiednim zwrotem grzecznościowym, takim jak „z poważaniem” lub „pozdrawiam”.
4. Używaj poprawnej pisowni i gramatyki. Błędy ortograficzne i gramatyczne mogą być odbierane jako brak profesjonalizmu i nieodpowiedzialności. Upewnij się, że wszystkie słowa są poprawnie napisane i że cała wiadomość jest gramatycznie poprawna.
5. Dopasuj styl do odbiorcy. W zależności od tego, do kogo kierujesz swój e-mail, warto dostosować styl jego napisania. Jeśli piszesz do szefa czy ważnego klienta, lepiej unikać slangów czy skrótów.
6. Nie nadużywaj kolorystyki. Zazwyczaj dobrze sformatowany mail mówi już sam za siebie i nie potrzebuje kolorów. Zauważ, że znaczna większość książek, które czytasz lub czyta odbiorca wiadomości jest napisana jednolitym kolorem.
7. Nie przesadzaj z długością wiadomości. Biznesowe e-maile powinny być krótkie i zwięzłe, aby nie zanudzić odbiorcy, gdyż ten może nie mieć nawet połowy czasu, który został stworzony na napisanie wiadomości.

A teraz trochę przykładów (przypadki użycia):

1. Brak tytułu lub brak treści, obecny tylko załącznik.Załóżmy, że jako wykonawca usługi posiadasz wzór umowy. Średnio 3 razy w miesiącu otrzymujesz zapytanie o realizację usługi z prośbą o podesłanie wzoru umowy (to daje blisko 40 e-maili z załącznikiem „UMOWA — WZÓR.doc„), gdzie każdorazowo musisz zmienić jeden czy dwa punkty.